はじめ方。
- 1
ログインします
CAPSULE のアカウントでログインします。会社の owner は最初から「人事」です。管理者（admin）は、自動では人事になりません。
- 2
名簿を取り込みます
「名簿の取り込み」で CSV を選びます。内容の確認の画面が出るので、確かめてから「取り込む」を押します。1 回に 5,000 行・5MB までです。文字コードは UTF-8 か Shift_JIS に対応しています。
- 3
本人と上長を結びます
一度ログインした人は、人の画面の「結ぶ利用者」の一覧に出ます。人事がそこから選んで、その人に結びます。メールや名前が同じでも、自動では結びません。「役割」の画面で、人ごとに上長を付けます。
- 4
スキル・資格・担当・1on1・評価を足します
一人ずつの画面から足します。評価の項目は、設定の画面で会社ごとに決められます。
誰に何が見えるか。
基本・スキル・資格・担当
同じ会社の全員に見えます。基本と担当を書けるのは人事です。スキルと資格は、人事・その人の上長・本人が書けます（本人が付けた印と、上長が付けた印は別々に残ります）。社員番号と退職日は、人事と本人だけに見えます。
1on1
「共有のメモ」と「次までにやる事」は、人事・その人の上長・本人に見えます。「上長と人事だけが見られるメモ」は、書いた上長と人事だけに見えます（同じ人の別の上長にも見えません）。書けるのは人事と上長です。
評価
下書きは、人事と、その評価の評価者だけに見えます。確定すると、その人の上長にも見えます。本人に見えるのは、人事が「本人に公開」した後です。公開すると点とひとことの全部が見えます。確定した後に直すときは、新しい版（下書き）を作ります。公開の取り消しは人事だけができます。
自分が対象のとき
人事・owner・上長の方も、自分自身の評価と 1on1 については「本人」として扱います。自分の下書きや、上長と人事だけが見られるメモは見えません。
見えない人には
見えない記録は、画面にも件数にも出ません。直接の URL を開いても、「見つかりません」と出ます。
見た記録。
1on1 と評価を、誰が・いつ・誰の分について開いた・書いた・公開したかを残します（中身は残しません）。人事が「見た記録」の画面で確かめられます。記録を残せなかったときは、その操作は行いません。
預からない情報と、書かないでほしい情報。
- マイナンバーは預かりません。12 桁に見える数字や、マイナンバーの項目がある CSV は、ファイルごと受け付けません（何行目・何列目かだけお知らせします）。数字だけ 12 桁の社員番号も受け付けません。先頭に英字を付けてください。
- 住所・電話・生年月日・性別・家族・口座の欄はありません。
- 健康、病歴、障害、信条、宗教、人種、犯罪歴、組合、性的指向などの情報は集めません。自由に書く欄にその手の言葉が入ると、保存せず、理由をお知らせします。入力した内容は画面に戻しますので、直してください。
- 言葉の一覧で、すべてを止められるわけではありません。書く人が気をつけてください。また、資格の名前などが言葉に当たって止まることがあります。その場合は、言い換えてください。
保存の決まり。
| もの | 既定 | 短くできる範囲 |
|---|---|---|
| 退職した人の記録（基本・スキル・資格・担当・1on1・評価） | 退職日から 3 年（退職日が空のときは、状態を退職にした日から） | 1〜3 年 |
| 1on1 の記録 | 記録の日から 3 年（在籍中でも） | 1〜3 年 |
| 評価 | 期間の終わりから 5 年（退職した人は退職日から 3 年）の早い方 | 期間の側を 1〜5 年 |
| 見た記録 | 記録の日から 3 年 | 変えられません |
| 取り込んだ元のファイル | 保存しません（内容の指紋・行数・日時だけ） | ― |
自動で消す処理は、起動のときと、その後 1 日に 1 回行います。退職日が保存の期限より前の人は、取り込みません。人を消したときは、見た記録の中の人の ID を置き換えて残します。会社の owner は、設定の画面から全部を消せます（「すべて消す」と打ち、次の画面でもう一度押します）。消した物は配備の控えには残していないので、戻せません。
料金の数え方。
基本料 0 円。保存は 1 アカウント 500MB まで無料。使った分だけクレジット（原価×2.0）。
いまの版は、有料の外部の処理を使っていません。500MB を超えた保管は、保管の実費×2.0 です。
準備中のこと。
- 勤怠・労務との直接のつなぎ（いまは CSV の受け渡しです）。
- メール・LINE での通知。
- AI による要約など。外部の AI には何も送りません。
- 顔写真、評価の自動計算、給与との連動は扱いません。